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影/欸,講者在哪?災難式主持轟炸千人專業級活動 逐字稿+活動細流讓主持人分分到位

本來是不想寫這個題目的,畢竟會去聽這場年會也是受到邀請,再加上該活動主持人挺有名的,說出來大家可能不相信,她就是財經網美,實在很煎熬,但怎麼煎熬還是忍不住,真是抱歉。

那敝人一樣擔心被砲轟先把微薄的經歷寫在這兒:新創公司媒體顧問、世紀奧美公關專員(客戶:味全、台中市政府)、百人公益演唱會主辦人、校園活動總召。

在網路上已經看到針對主持人角度撰寫的文章,那麼我就從活動主辦的角度來分享個人見解,也簡單還原發什麼事情。(以下正文)

「欸,講者你在哪?欸欸!」

主持人拿著麥克風大聲朝著下方呼喊,底下有近一千位行銷專業與會的場合,地點還是在TICC台北國際會議中心,票價大約三千元左右,因為在平日有許多人是特別請假來聽(可想而知他們有多生氣),與會嘉賓其中不乏CEO、創辦人、行銷長,甚至講者也有從矽谷飛回台灣、創業家兄弟共同創辦人、Gogoro產品長、Flying V 營運總監等知名品牌的負責人或高層主管,主持人竟然毫不掩飾的稱呼講者「欸!」,另外也有講者講完以後,因為有些超時,主持人竟然說

「因為你超時了,不能QA,可以下去了。」

聽到的時候,我真的非常傻眼,講者還自己在舞台後方揮手或出聲,表示自己早就在後台準備了。從這些狀況就能知道,有工作人員早就去接待講者到後台等待,講者也早就在被介紹前在準備了,這個環節主辦單位沒有問題;那麼這就只能合理提出一個懷疑,主持人是否沒有掌握活動動線及流程?

在我辦理活動或自己擔任主持人的時候,我是絕絕對對會把活動每一個環節都搞清楚的,包含簡報筆的使用、如果簡報當機怎麼辦、來賓怎麼上台、怎麼離場、活動道具由誰遞出、以及來賓如何稱呼、與會來賓與主辦單位的過往合作細節等等,這些事情雖然可能與我的崗位無關,但以過去的經驗來說,沒有全盤了解,我會非常焦慮。

 

更重要的,是這些細節完完全全可以被「事前控制」,所謂事前控制,就會需要幾個輔助工具,包含場地配置圖、活動細流、來賓簡介、主持人逐字稿。以下就活動細流與逐字稿來闡述。

一、活動細流

我相信許多經驗老道的公關公司甚至是學生團體,都有一套活動細流的撰寫方式,而且是非常準確的,因為我第一次寫細流就是在高中的時候(約莫10多年前)。活動細流的目的,是讓每一個工作人員都知道什麼時間、自己要待在什麼地方、做什麼事情,也可以讓總召精準地知道,什麼時間點會有多餘人手可以當作機動人員,處理突發狀況。

以下這張是我先前擔任培訓活動的細流,這場活動大約有100名學員,工作人員有七個人,活動相對單純,但仍然不得馬虎,準備了細流。從左到右包含活動時間、活動內容、活動大綱(說明),右邊的7個格子就是代表每一個人(或每一組)的人名,每一個時段要做什麼不同的事情,空格就是代表可以機動安排該人力的時候。

(圖/製表人王揚閔同意授權使用)

所以這份細流當然也包含,讓主持人可以知道,什麼時間點道具會遞上來、椅子什麼時候會由誰從哪個方向排好。但這場大型活動當天卻出現了這樣的狀況…

因此當這位Emmy介紹活動到一半…突然說「欸,工作人員怎麼還沒搬椅子上來?」這時候工作人員早就已經人手拿好一張椅子,從後台出現,他們一定在等待主持人介紹完這個部分,才要上台,豈料主持人搞不清楚狀況,竟然直接拿麥克風指責他們,真的讓台下的人一頭霧水。

如果主持人研讀活動細流、關心細節甚至事先採排,這件事情是不會發生的。或者也許要改個說法

「讓我們請工作人員協助布置一下場地」

「待會講者比較多,所以我們這邊有準備椅子讓大家可以坐著舒服對談,先請工作人員幫忙一下」

這幾種說法,都遠遠的比「欸,怎麼還沒搬椅子上台」來的有禮貌多了。

 

小歇片刻,再來還原一下幾段

當工作人員遞小紙條,提醒場地可能有限時,她自己的訪談要注意時間時…

她打開小紙條,一直尷尬的發出聲音,讓來賓鐘明軒很疑惑,鐘明軒一直問她到底紙條寫什麼

「主辦單位說,這一個部分要六點結束!!」

她竟然把提醒用的紙條唸出來了??搞得下面觀眾快瘋掉,最後這一段,則是由主辦單位創辦人自己上台拿MIC解救。

再來,是中場休息,主辦單位怕大家肚子餓有準備午茶交流,她表示

「主辦單位說今天有七百多個人報名,但他們只準備800份餐點,所以等一下休息時間,大家要記得趕快搶!可以去搶了」

哈囉,台灣人都會排隊的好嗎?

 

二、主持人逐字稿

不論是在公關公司執行活動,或是自己舉辦活動時,一定都會準備給主持人逐字稿與手卡,讓主持人可以講到指定的關鍵字,與正確的時候引導活動氣氛。

我所參加的社群XChange大約也在前兩周才舉辦完大型歲末年終活動,與會人士約120人,其中包含各新創公司CEO、社福單位董事,屬於新舊世代的聚會,這兩種不同的族群聚集在一起,就得格外小心,你不能太拘謹,也不能太娛樂化,因此要透過主持人來拿捏活動氣氛,因為本場活動我剛好擔任主持人,我大約前一周就完成逐字稿,讓工作人員可以先檢查,並調整活動細項,也確認自己理解的活動有沒有錯誤。以下提供部分活動主持稿

當然不是一字一句照稿念,而是知道這段主要要提到的是自我介紹、贊助方與讓創辦人上台,雖然單憑想像可能會覺得,主持本來就該這樣,但事實證明,沒有主持經驗、沒有拿麥克風說話的背景,就是會因為現場突發狀況,而自我失控。

舉例來說,當天這場歲末活動的確有非常多的突發,比如簡報突然轉不過去,場地非常大,頒獎人還在遙遠的地方,無法CUE到他的時候,就順利銜接上台,主持人這時候就擔任了讓這些突發狀況看起來是刻意安排的橋段,或者讓參與者不會發現。

但請看以下這段影片,當人潮往外面想要找鍾明軒拍照時,主持人竟然不是維持動線,而是說「我好震驚。」台下的人其實更震驚…

基本上這場活動,真的很可惜,因為主持人讓我也連帶覺得講者的表現沒有如預料中的好。因為主持人扮演的角色,應是加乘整場活動,襯托來賓的亮點,但是主持人手上拿著大張A4紙,不只口條不流利,從影片也可以聽到她不停地「呃…這個」,當天她是從早上九點主持到晚上六點;過程中似乎也認為自己可能跟講者很熟,就說「我們都很熟,那你就快點上台吧!」其實台下這麼多人,沒有人會在意主持人跟來賓的交情,就算有交情,幽默跟禮貌也得拿捏,也不能讓與會人士覺得錯愕。

因為當天在活動群組內,直到下午就有人爆發情緒,真的是壓倒觀眾的最後一根稻草。以下截取部分圖片,我認為這幾位的建議都很實際,包含基本禮貌、贅字、吃螺絲、重複話語、沒有介紹來賓頭銜,都是失誤。

關於主持,是一種活動最終的形象呈現,所有工作人員辛苦籌備、默默付出,活動卻因為一個主持人,讓大家留下不好的印象,那麼傷害的不只是主辦單位本身形象,也包含工作人員本身的付出。

最後還是要很感謝成長駭客年會邀請,主辦單位很用心邀請許多業界大咖,甚至前一天范冰不能出席,也是非常突發的狀況,這些我相信處理起來都很棘手。我很喜歡GOGORO產品長彭明義的分享,這也是我最期待的一部份,也很喜歡鐘明軒的分享。對於主持人Emmy Hu,我自己也是她的粉絲,甚至之前也為了她去聽離岸風電的研討會,但是術業有專攻,不能忽略的細節,真的不能忽略。

【跨界讀書會-無限放大版X風險致富】

那麼一月五號剛好有我、鋼鐵V、何則文、銀色快手、鮪魚等12人的大型讀書會,是否會好奇如何寫這篇文章的人多會辦活動XDD

完全是在幫自己澆油啊!這場活動是由12位知識分享者,要用20張PPT 一張20秒一人限時6分40秒的方式來分享同一本書,這本書是「風險致富」,不教你投資,反而告訴你世界運作的規則,如果走在安全的道路上,只會將你導向平庸!

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