不過是開會?訂6家餐廳讓主管選 再一一取消! 揭密頂級公關的「病態專業」

訂餐廳定位,你都怎麼訂呢?(圖/網路)

當主管叫你找餐廳,讓甲乙雙方有個「氣氛好、安靜、適合開會」的場所,你會怎麼做?

一般的人是這樣

1.先上網隨意GOOGLE

2.把看到的餐廳先列起來(聰明一點的會提供圖片)

3.等主管確定餐廳

4.打電話訂位

但我在台灣公關龍頭企業擔任專員時所做的,完全顛覆想像,我們先訂完所有餐廳的位置,再一個一個打電話取消。

你可能會想,這樣的做法是不太「奧客」了?吃個飯、聚個餐,有必要嗎?我一開始也是上述這樣「被動的訂餐廳」,後來摸索之下,才發現僅僅是訂餐廳,4A公關這點都要專業堅持。

原因是甲乙雙方彼此都是業界龍頭,也等於高層主管時間難以敲定,既然敲定了,餐廳時間就務必要確保可以留下來,還要事先確認場地寬不寬敞,安不安靜,談話內容會不會曝光?

一開始主管是要求包廂式,但考量希望氣氛比較輕鬆,因此在決定餐廳時,也希望雙方可以吃完飯走一走。

後來我怎麼做?

首先,我找了六間餐廳,三個中式、三個西式,一間間截圖、比下午茶的時段、餐點、座位環境、地理位置,其中也不乏陽明山上的戶外餐廳,全部統整成一份表格。

再來,一個個先訂位,確定時段,並且把消費價格列在上頭,把前三名推薦訂位的餐廳,放在前幾個表格,最後讓主管選定,因為已經敲定好雙方時段,餐廳也確定有位置,等主管確定後,除了被選定的一家,再一個一個打電話取消,並通知雙方,確定聚會時間。

你可能會覺得這種病態要求,自己做不來,或是感到很不好意思,打電話訂位問得很詳細、又取消,會不會觀感不佳? 直到最近我才認為,這是最有效率也能達到避免風險的方法。

第一,就餐廳面來說,其實他們每天承接很多客戶,臨時有事的、放鳥不去的多少都會遇到,而你預定餐廳,已經提早兩周,對對方來說,還有充足的時間可以應對。

第二,以企業角度來說,你想過,當主管花時間決定餐廳要哪一間之後,打電話去訂位,發現沒有位置,或是時間要延後一小時,該怎麼辦? 客戶跟自家公司,真的沒有這麼多時間跟精力,為了餐廳這種小事,再討論一次時間跟地點。

4A公關公司,在這種小事情上,都做到處處細心,就別說辦理大型活動,有更多更嚴苛要求了。

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